PROPORSIONAL PEMBAGIAN TUGAS-TUGAS KEWENANGAN PADA SETIAP JABATAN DALAM MANAJEMN MINIMARKET (SWALAYAN)

Kali ini adalah pembahasan tentang bagaimana dalam membagi peran-peran dan tugas untuk pengelolaan manajemen minimarket (swalayan), terutamanya adalah pada bagian-bagian urgent seperti:

1. Pembelian.
2. Pembukuan (Keuangan).
3. Penjualan.
4. Kasir.

Sampai dengan tugas dari seorang manajer yang berupaya untuk pengelolaan minimarket tersebut.

Management yang sebenarnya bisa juga diterapkan pada jenis usaha toko yang memiliki banyak sekali karyawan. Juga tidak harus selalu menjadi stadart bagian yang harus ada (wajib ada) pada sebuah manajemen minimarket. Ada atau tidaknya suatu bagian juga masih tergantung kepada kondisi dari besar kecilnya sebuah usaha swalayan tersebut, akan tetapi untuk setiap bagian-bagian ini memang sebaiknya juga harus ada pada sebuah usaha minimarket.

Secara garis besar, untuk pembagian tugas-tugas pada manajemen minimarket terbagi menjadi 2 macam bagian, yaitu:

1. Bagian Front Office.
2. Bagian Back Office.

Penjelasan untuk setiap masing-masing bagian tersebut adalah sebagai berikut:

1. Bagian Front Office.

Bagian-bagian yang ada pada Front Office adalah:

• Bagian Kasir. Bertugas untuk:

1. Mentransaksikan penjualan-pada mesin cashier.
2. Serah terima kas dari laci (cash drawer) dari shift sebelumnya atau untuk shift selanjutnya (jika berlaku dua shift).
3. Mencetak laporan penjualan pada setiap akhir shift.
4. Menyetorkan uang dari hasil penjualan di laci kasir kepada pembukuan kasir besar bersamaan dengan cetakan laporan penjualan setiap hari.

• Etalase Arrangement (Pengaturan Etalase). Bertugas untuk:

1. Menyapa pelanggan yang masuk (Greeting).
2. Menempelkan label-label gondola ke rak-rak penjualan (label harga).
3. Meminta stock barang ke gudang untuk ditata pada rak-rak penjualan.
4. Memastikan posisi barang-barang penjualan pada rak sudah sesuai dengan tempat asalnya.
5. Memasukkan barang-barang ke dalam tas plastik (covering) saat proses penjualan berlangsung.
6. Mengecek expired date dari barang-barang penjualan yang berada di rak-rak atau etalase.
7. Memindahkan barang-barang ke rak-rak lain (atas instruksi dari manager).

• Miscellaneous. Bertugas untuk:

1. Menyapa pelanggan-pelanggan yang masuk (Greeting).
2. Menata barang-barang yang datang (setelah proses pembelian) ke gudang.
3. Menjaga kebersihan rak-rak dan barang-barang penjualan.
4. Menawarkan keranjang belanja kepada pelanggan yang datang tanpa sempat mengambil keranjang belanja.
5. Memasukkan barang-barang ke dalam tas plastik (covering) pada saat proses penjualan.
6. Membantu Manager melakukan pembelian untuk mengisi stock barang-barang penjualan yang persediaannya yang sudah mulai menipis.

Semua bagian-bagian diatas adalah untuk mengatur tentang bagaimana dalam melayani pelanggan mulai dari memilih barang-barang belanjaan sampai dengan mereka membayar dan pergi dari swalayan.

Dengan memperhatikan setiap masing-masing bagian yang ada pada usaha minimarket Anda dan dipadukan dengan Standard Operating Procedure (SOP) yang baik, maka layanan yang terbaik akan bisa dilakukan. Sedangakan untuk proses yang serba terkomputerisasi pada bagian Front Office, Anda bisa menggunakan softwarre chasier yang Anda beli dari vendor terpercaya.

2. Bagian Back Office.

Bagian-bagian yang berada pada Back Office bertugas untuk:

• Manager. Bertugas untuk:

1. Mengatur jadwal kerja setiap bulan (40 jam dalam seminggu).
2. Memantau terjadinya proses jual-beli produk di swalayan (minimarket).
3. Membuat target minimum/maksimum penjualan ntuk setiap awal tahun.
4. Memberikan perbandingan harga jual OPTIMAL dengan bantuan laporan perbandingan harga dan best-buy (khusus untuk beberapa barang yang telah dibandingkan dan dari barang-barang demonstrasi).
5. Membuat order pembelian (barang-barang fast-moving dari laporan best-buy dan laporan stok minimumnya).
6. Membeli barang dari luar sales (pembelian stock).
7. Memastikan kerapihan dan Kebersihan dari barang-barang penjualan.

• Bagian Pembelian/Gudang. Bertugas untuk:

1. Memasukkan transaksi data pembelian barang-barang persediaan untuk stock sekaligus dengan tanggal jatuh temponya (apabila pembelian dilakukan secara kredit).
2. Mengecek barang-barang yang datang (receiving) sesuai dengan tanggal nota pengiriman pembelian.
3. Melakukan penyesuaian barang sebelum retur potong hutang apabila ditemukan adanya perbedaan jumlah (selisih barang) yang telah dikirimkan.
4. Mentransaksikan retur kepada supplier.
5. Menyesuaiakan harga jual dengan harga beli (cek HPP) dan jika sewaktu-waktu terdapat kenaikan/penurunan harga dapat disesuaikan dengan harga standarnya.
6. Mencetak label gondola.

• Pembukuan/Kasir Besar. Bertugas untuk:

1. Menyetorkan uang kas besar ke Bank jika nominal > 8 juta (atas instruksi manager), untuk hal seperti ini juga masih tergantung dari kebijakan masing-masing minimarket/swalayan.
2. Mengambil uang dari Bank jika kas besar mengalami kekurangan dana (atas instruksi manager), berdasarkan nominal terendah dari batas minimal kas besar.
3. Menerima uang dari kasir depan dan mencocokkannya dengan laporan penjualan dari kasir (tertanda-tangan kasir front office).
4. Mengimpor jurnal transaksi penjualan dari kasir hari kemarin, sekaligus untuk mencocokkan jumlah kas.
5. Merekap absensi setiap akhir bulan dan membuat laporan uang makan/transport.
6. Mentransaksikan biaya-biaya dan pendapatan-pendapatan lainnya.
7. Mencetak Neraca dan sekaligus untuk memastikan uang dari kas besar dan Bank valid jumlahnya sudah (tertanda tangan Manager).

Semua bagian-bagian tersebut adalah berfungsi untuk mengatur tentang bagaimana cara Anda dalam melakukan pembelian, stok gudang, dan pembukuan pada manajemen swalayan (minimarket).

Nah, itulah sedikit penjelasan tentang proporsional untuk setiap pembagian tugas-tugas dan kewenangan pada setiap jabatan dalam manajemen swalayan (minimarket). Semoga bisa bermanfaat bagi Anda sekalian, terimakasih dan salam sukses.

Artikel diatas merupakan manajemen Ritel modern yang diatur sedemikian rupa. Namun agar apa yang dibuat bisa berfungsi dengan baik, maka perlu pendokumentasian. Apa yang dimaksud dengan pendokumentasian? Semua proses bisnis dibuatkan dokumen secara tertulis. Umumnya dokumen tertulis dalam bentuk SOP, secara urutan dokumen bisa dalam bentuk Struktur organisasi, Job description, flow chart, dan intruksi kerja. Kami spesialis dalam membantu pembuatan dokumen, inilah yang sedang digunakan perusahaan-perusahaan ritel modern yang telah beroperasi dengan baik. Silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak kami di 081-8521172 atau 081-252-982900. Tim kami siap membantu!



Tinggalkan Balasan

Selamat datang di Groedu klinik konsultasi
Send via WhatsApp