PENJABARAN TENTANG BEBERAPA KLAUSUL DALAM GOOD DISTRIBUTION PRACTICE YANG SEPENUHNYA OLEH WORLD HEALT ORGANIZATION (WHO)

Pada artikel sebelumnya telah dijelaskan tentang Good Manufakturing Practice (GMP) dan standar GMP yang sudah dipersiapkan oleh World Healt Organization serta beberapa klausul-klausul Good Distribution Practice (GDP)secara keseluruhan dari klausul-klausulnya yang telah di kontrol secara penuh oleh WHO sendiri. Dan untuk penjabarannya adalah sebagai berikut:

1. Organization and management (Manajemen dan Organisasi).

Diperlukan adanya struktur pengorganisasian management yang lebih jelas, ringkas dan memiliki fungsi yang saling mendukung satu sama lainnya. Karena fokus GDP lebih banyak kearah warehouse dan distribusi, Kelengkapan Job description yang sejalan dengan kondisi gudang dan distribusi serta kelengkapan Standard Operationg Procedure (SOP) yang sudah dijalankan secara lebih konsisten akan mampu dalam memberikan jaminan bahwa pihak managemen memiliki komitmen yang jauh lebih tinggi dalam memberikan kepuasan terhadap para pelanggan sempurna.

• Struktur organisasi yang jelas – otorisasi & tanggung jawab
• Job description yang jelas
• Change management
• Prosedur keselamatan – personel dan property, proteksi lingkungan.

2. Personel (Anggota).

Persyaratan karyawan yang menjalankan aktifitas logistik harus disiapkan dan dipenuhi secara utuh didalam pelaksanaanya. Seorang warehousman harus memiliki kapabilitas dalam membaca dan menulis, pendidikan minimal adalah SMA dan memiliki penampilan yang sopan dan bersih merupakan salah satu contoh bagaimana persyaratkan terhadap seluruh level posisi yang disiapkan.

Training terhadap karyawan dan evaluasi yang harus dilakukan terhadap training tersebut akan mampu memberikan nilai tambah dalam proses pengembangan ketrampilan dari para karyawan itu sendiri, seperti:

• Training Good Distribution Practice (GDP) bagi seluruh staff.
• Staff yang sudah cukup paham dan berpengalaman dalam standar mutu nasional.
• Data training yang serba tercatat dan terdokumentasi.
• Berbagai perlengkapan kebutuhan kerja.
• Prosedur higienis para karyawan.
• Prosedur P3K yang tepat.
• Pembagian penempatan staff yang lebih jelas dan tepat sasaran.

3. Quality management (Manajemen kualitas).

Jaminan terhadap kualitas manajemen merupakan suatu bentuk jaminan yang memang diharuskan tersedia terhadap adanya berbagai pelaksanaan dari aktifitas-aktifitas logistik. Quality Management ini juga mencakup beberapa hal berikut:

• Struktur organisasi, prosedur, proses dan juga sumbernya.
• Aktifitas dari kegiatan logistik yang serba tersistematis.
• Sumber-sumber barang dan partner yang sudah disetujui.
• Aktifitas yang dapat di tracking secara keseluruhan.
• Inspleksi dan setifikasi (ISO).

4.Warehouse and Storage (Gudang dan Penyimpanan).

Kondisi warehouse dan tempat-tempat penyimpanan menjadikan area yang bisa dibilang sebagai yang paling banyak fokusnya dalam hal penerapan GDP ini, yaitu:

• Akses para staff yang serba terbatas.
• Kapasitas yang cukup dan serba terpisah satu sama lain.
• Kuarantine.
• Penolakan.
• Pembatalan.
• Pengembalian (return).
• Bersih dan rapih (5R).
• Suhu/Kelembaban yang tercatat dengan baik.
• Aman dari berbagai gangguan cuaca.
• Barang-barang yang berbahaya (harus dipisahkan).
• FEFO (First Expired First Out).
• Penerangan yang cukup dalam ruangan.
• Stock Rotasi & Stock Kontrol.
• Stock take yang rutin dan selalu terjaga dengan baik.
• Investigasi stock (Penelitian stock).

5.Vehicle and Equipment (Kendaraan dan Peralatan).

Kondisi dari kendaraan dan peralatan pendukung logistik merupakan bagian kedua yang memang memiliki klausul terberat yang meliputi beberapa hal berikut:

• SOP tentang penanganan kendaraan secara keseluruhan.
• Keamanan kendaraan terhadap barang-barang dan orang yang akan menggunakannya.
• Kebersihan kendaraan dan tidak sampai menyebabkan kontaminasi terhadap barang yang dibawanya.
• Dedikasi khusus untuk kategori jenis obat-obatan, jika tidak maka harus ada prosedur yang mengatur tentang bagaimana proses penggantian untuk jenis barang-barang non obat-obatan.
• Pest control pada setiap masing-masing kendaraan.
• Bahan-bahan untuk membersihkannya juga harus ramah lingkungan dan tidak merupakan sumber dari terjadinya kontaminasi dengan barang yang sudah dibawanya.
• Pencatatan suhu dan perubahanya, mapping suhu dan juga kalibrasi suhu kendaraan.
• Kapasitas yang cukup memadai.
• Adanya pemisahan untuk jenis barang-barang yang baik, barang return/tolakan dan juga barang recall.
• Label yang lebih jelas pada setiap kemasan barangnya.

Untuk penjelasan dari urutan selanjutnya pada klausul-klausul GDP tersebut akan dilanjutkan kembali pada artikel selanjutnya dengan disesuaikan pada setiap masing-masing kondisi logistik di Indonesia secara global. Semoga bisa bermanfaat dalam menambah wawasan Anda sekalian.

Catatan konsultan bisnis Surabaya, Good Distribution Practice adalah hal penting dalam distribusikan barang menurut para supplier atau principal produk. Dalam hal ini, perusahaan jika ingin efektif dan efisien dapat melengkapi team penjualan dengan SFA atau sales force automatic, sehingga aktivitas sales force terkait dengan Collection, penjualan dan pengiriman barang bisa menggunakan SFA tersebut. Apabila ibu bapak membutuhkan SFA dan perangkat lainnya yang terkait. Atau start up /mendirikan Distributor Company, silahkan menghubungi kami di 081-8521172 atau 081-252982900. Team kami siap membantu.



Tinggalkan Balasan

Selamat datang di Groedu klinik konsultasi
Send via WhatsApp